Неделя 46. Правильно планируйте свои дела
Тот, кто не планирует свои дела, планирует неудачу.
Как часто нам кажется, что время летит вперед. Остается только удивляться: куда оно исчезает? Жизнь иногда превращается в хаос. Особенно тогда, когда мы не умеем распорядиться своим временем и правильно распланировать дела. А если мы умеем планировать, то повышаем производительность, снижаем уровень стрессов и способны завершить намеченное.
Если вам нужно посещать спортивный зал три раза в неделю, вовремя закончить большой проект или не опоздать в служебную командировку, вам помогут органайзеры. Планируя, вы создаете для себя дорожную карту, в соответствии с которой будете двигаться. Если мы не экономим время на планировании дел, то получаем солидное вознаграждение в виде отсутствия необходимости держать всё в голове, чтобы не забыть что-то важное. А поскольку при планировании мы оперируем реальным временем и выделяем на каждое дело необходимое его количество, то снижаем опасность не сделать что-то просто потому, что «нам не хватило времени».
Органайзер помогает предупредить пустую потерю времени и сил. Мы можем объединять похожие задачи или дела, которые нам предстоит выполнить в одном месте. Плюс это экономит наше время. Планирование помогает сберечь и интеллектуальные силы, поскольку освобождает от задачи постоянно держать всё в голове. Составление планов позволяет нам увидеть всю картину предстоящей деятельности и лучше реагировать на неожиданные изменения ситуации. Мы яснее видим, как эти изменения могут повлиять на нашу деятельность, и можем более адекватно реагировать на них.
Спланированная на день работа помогает достигать максимальной производительности. Когда ваши действия расписаны по часам, снижается вероятность того, что вы можете отвлечься на несущественное. И вы не рискуете тем, что какой-то пункт плана выйдет за пределы отведенного для него времени. Это касается, например, совещаний, которые могут превратиться во временную «черную дыру», если затянутся дольше намеченного. Когда в ходе совещания вы четко придерживаетесь запланированных временных рамок, это спасает от опасности его затягивания. Планирование также помогает избегать откладывания дел в долгий ящик. Когда у вас есть запланированный к выполнению пункт, это повышает чувство ответственности перед собой. Это дает вам инструмент, позволяющий не тратить попусту время на раздумья, а сразу приниматься за намеченное дело.
Это интересно
В исследованиях, проведенных фондом опроса общественного мнения Salary.com, служащие различных компаний поставили совещания на первое место среди мероприятий, в ходе которых впустую тратится больше всего времени{150}. В другом опросе, проведенном Центром экономических и бизнес-исследований, клерки заявили, что совещания отнимают у них минимум четыре часа в неделю, и более половины этого времени они считают для себя потерянным.
Благодаря планированию вы избегаете опасности назначения разных дел или встреч на одно время. Когда предстоящие мероприятия четко обозначены в органайзере, вы будете представлять себе свое незанятое время, что позволит вам четко соблюдать обязательства. Это сделает вас более надежным и ответственным партнером.
Путь к успеху. Планируйте в органайзере все свои дела
Старайтесь повышать продуктивность и экономить свое время, четко планируя каждый день. Вот несколько полезных советов.
Средство для планирования. Подберите наиболее подходящий вам инструмент для планирования дел, с которым вам легко работать. Сегодня есть множество календарей, блокнотов и книжек для записей, а также органайзеров. И конечно, электронных и цифровых устройств, которые могут успешно использоваться в этих же целях. Если вам больше нравится настольный календарь, остановитесь на нем. Главное, чтобы выбранный вами инструмент для планирования был вам удобен и обеспечивал максимально легкий доступ к хранящейся в нем информации.
Что включать в свои планы. Когда мы выделяем в рабочем дне время для какого-то дела, мы скорее выполним его. Если вы корите себя за то, что сегодня не нашли времени для посещения спортзала, значит, соответствующая запись в ваших планах была и вы испытываете неудобство за срыв. В свои планы включайте всё, что считаете для себя важным. Это могут быть встречи, сосредоточенная работа, звонки, обеды или ужины с друзьями в ресторанах, посещение концертов, занятия в спортивном зале, шопинг, свободное время и многое другое, что, по вашему мнению, должно произойти сегодня. Планируя день, не забывайте и о будущем. Устанавливайте сроки выполнения важных заданий или работы, записывайте даты дней рождения и других важных событий. Фиксируйте другие даты, которые вам нужно помнить или предстоит отмечать.
В планировании своих дел будьте конкретны. Сопровождайте записи подробной информацией о предстоящем деле, людях, с которыми нужно встретиться, месте встречи или мероприятия, телефонных номерах и других деталях. Например, если вас приглашают на какой-то семинар или конференцию, включите в свой план информацию о номерах организаторов и ваш код доступа, чтобы не искать их в последний момент. Чем более конкретными вы будете при планировании мероприятия, тем легче вам будет без заминок осуществить намеченное.
Учитывайте время, которое понадобится дополнительно. Выполнение определенного пункта намеченного плана может потребовать времени на подготовку, транспорт и другие сопутствующие дела. Например, если у вас назначен с кем-то обед в городе, нужно учитывать, что вам потребуется дополнительно по 15 минут на то, чтобы добраться до места встречи и обратно в офис. А если вы едете в спортивный зал, то должны помнить, что вам нужно будет время на то, чтобы переодеться и принять душ после занятий. Все эти детали необходимо учитывать, чтобы правильно намечать время, которое на самом деле потребуется для вашего мероприятия.
Не планируйте свои дела очень плотно друг к другу. При выполнении того или иного пункта плана у вас всегда будут непредвиденные задержки, накладки, звонки и другие отвлекающие моменты. Чтобы не опоздать или не пропустить важное мероприятие, не перегружайте свои планы. Планируйте дела с зазором хотя бы в полчаса. Помимо прочего, это даст вам возможность в случае необходимости переназначить мероприятие.
В работе с планами будьте последовательны. Делайте запись в ваших планах об очередном задании или мероприятии по мере их возникновения. Тогда вы не сможете случайно забыть о них. В начале недели просматривайте записи о том, что вас ждет. Каждое утро изучайте записи о делах на текущий день, а каждый вечер – то, что вам удалось сделать за день и что предстоит совершить завтра. Когда вы поддерживаете постоянную мысленную связь со своими планами, вы помогаете себе ничего не забыть, избегаете слишком плотного планирования мероприятий и предотвращаете возможную неподготовленность к встречам, которые могут потребовать дополнительной предварительной работы.
