А если сроки поджимают
В нашем примере имели место задачи с различным сроком исполнения. Хотим мы этого или не хотим, но при расстановке приоритетов мы часто вынуждены учитывать показатель срочности задачи. Таким образом, у нас возникает уже два критерия расстановки приоритетов – по важности и срочности. Классическим методом расстановки приоритетов задач по данным критериям является «Матрица Эйзенхауэра». Название это происходит от имени автора метода, американского генерала Дуайта Эйзенхауэра. Суть метода заключается в том, что все дела разделяются на четыре категории. Рассмотрим их на нашем примере:
А – важные и срочные (Сделать домашнее задание по обществознанию, завтра – контрольная);
В – важные и несрочные (Подготовить задание по математике, которое задали на подготовительных курсах, курсы – послезавтра; Пообщаться с Егором и Викой по проекту по английскому языку, распределить обязанности, защита проекта – через неделю; Позаниматься на велотренажере).
С – срочные, но неважные (Приготовить физкультурную форму на завтра. Почистить кошачий лоток).
D – несрочные и неважные (Позвонить Ленке, договориться пойти на дискотеку в субботу; Посмотреть веселые фотки и клипы из Интернета, которые Витька прислал. Отослать их Ленке).
Сама матрица выгладит следующим образом:
Технология расстановки приоритетов в этом случае сводится к следующему:
1. Самый высокий приоритет у задач А. Никто, собственно, и не оспаривает, что в первую очередь наши дети готовятся к опросу, зачету, контрольной, которые состоятся завтра.
2. Но вот с дальнейшей приоритезацией нередко возникает путаница. Нам часто свойственно путать важность и срочность. Все, что срочно, кажется нам важным. Поэтому мы нередко во вторую очередь беремся за выполнение задач С. В итоге они отнимают у нас массу времени и на задачи В времени уже не остается. Но ведь это не страшно, думаем мы. Ведь речь идет о задачах несрочных, еще успеем сделать. Давайте рассмотрим типовой школьный пример: подготовку к контрольной работе, которая состоится через неделю. Предположим, что нам надо сделать 7 задач. Если мы в день будем делать по задаче, то у нас на это уйдет минимум времени, а за неделю мы прекрасно подготовимся. Задача важная? Да, безусловно! Срочная – нет. И мы, к сожалению, откладываем подготовку до лучших времен. Но давайте взглянем, что будет дальше. Пройдет несколько дней и наша задача перейдет в группу А, станет важной и срочной.
Поэтому следующей по приоритету задачей у нас должна стать задача В. Как это сделать? Смотрим, какие важные уроки нам надо приготовить несколькими днями позже. Анализируем, насколько велики задания. Делим эти задания на части (по задачам, по параграфам, по темам и т.д.) и записываем в план каждого дня соответствующую часть. Если попадаются менее загруженные дни, выполняем задания за два дня сразу.
3. В третью очередь мы делаем задачи С. Во взрослой жизни задачи этого типа вообще рекомендуют перепоручать, насколько это возможно. Да и если мы посмотрим наш пример, именно эти задачи можно упросить сделать маму или сестру, если времени на них не будет оставаться совсем.
4. Задачи D, как мы видим, вполне можно сделать по остаточному принципу. Специалисты рекомендуют их не делать вообще, но поскольку они, как правило, самые приятные, оставляем их «на десерт» и вознаграждаем ими себя за отлично выполненный план работы на сегодня.
